Der er en særlig form for panik, der rammer, når man har sagt ja til at stå for maden til klubbens sommerfest. Pludselig står du med et regneark, et klubkøkken på størrelse med et badeværelse og en fornemmelse af, at du har lovet noget, der kræver et cateringfirma. Det gør det ikke. Jeg har lavet mad til foreningsfester mange gange, og hemmeligheden er ikke dyrt udstyr eller kokkeuddannelse. Det handler om at vælge retter, der skalerer, og om at planlægge indkøbet, så det ikke sprænger kassererens budget.

Det første, du skal gøre, er at glemme alt om finmad. En klubfest handler om mæthed, stemning og at folk får noget varmt i maven, inden fadøllet gør sit indtog. Så vælg retter, der bliver bedre af at stå og trække, og som ikke kræver, at du står ved en pande i tre timer, mens resten af foreningen fester.

Vælg retter der kan ganges op

Gryderetter er din bedste ven, når kuvertantallet krydser 40. En gullasch, en chili con carne eller en mild karryret kan koges i store gryder, holdes varm i timevis og serveres med ris eller brød, uden at nogen bemærker, at du lavede det hele dagen før. Det er præcis det, du vil have: mad, der ikke bliver dårligere af at vente.

Til 60 mennesker regner jeg med cirka 200 gram kød pr. kuvert, hvis kødet er det bærende, og lidt mindre hvis der er masser af bønner, grøntsager og et solidt tilbehør. Det lyder af meget, men husk at der altid er nogen, der tager to gange, og at et par forældre dukker op i sidste øjeblik. Hellere en portion for meget end en teenager, der kigger tomt ned i den sidste tomme gryde.

En anden favorit er tærter og lasagner, der kan bages i store fade og skæres i firkanter. De kan laves i forvejen, fryses og bare varmes op på selve dagen. Det giver dig frihed på festdagen, hvor du alligevel skal bruge hænderne på borddækning og de tusind små ting, der altid opstår.

Regn budgettet pr. kuvert

Her kommer den del, kassereren elsker. Sæt et beløb pr. kuvert og hold dig til det. For en solid gryderet med tilbehør kan du sagtens lande på et fornuftigt niveau, hvis du køber ind med hovedet. Køb kødet på tilbud og frys det ned ugen før. Vælg grøntsager, der er i sæson, og suppler med bønner og linser, der både strækker retten og gør den billigere pr. mund.

Drikkevarer er ofte den skjulte budgetsluger, så adskil dem i regnestykket. Mad for sig, drikke for sig. På den måde ser bestyrelsen præcis, hvad selve maden koster, og du undgår at få skylden for, at der blev drukket sodavand for en formue. Et lille tip: bed folk om at tilmelde sig med et bindende antal. Ingenting spilder budget som 20 portioner mad til folk, der aldrig kom.

Når først I har fundet et par retter, der rammer det rigtige punkt mellem pris og mæthed, så skriv opskriften og mængderne ned et sted, alle i klubben kan finde. Mange foreninger har efterhånden en skærm i klubhuset, og det er faktisk et oplagt sted at slå både tilmelding og aftenens menu op. Har I en infoskærm til foreninger, kan datoen for fællesspisningen stå der ugen igennem, så folk husker at tilmelde sig i tide.

Praktisk logistik i et lille klubkøkken

Det store spørgsmål er sjældent, om du kan lave maden. Det er, om du kan holde den varm. De fleste klubkøkkener har én ovn og to kogeplader, og det er ikke meget, når 60 sultne mennesker venter. Løsningen er termokasser, isolerede beholdere og gode gamle fondue- eller varmebakker med stearinlys under. Lav maden hjemme eller dagen før, transportér den varm, og hold den ved temperatur på stedet.

Tænk også serveringen igennem. En buffet, hvor folk selv øser op, sparer dig for at være tjener hele aftenen og holder køen i bevægelse. Stil tallerkener i den ene ende, bestik og servietter i den anden, og lad gryderne stå på en lang række. Sæt et par frivillige til at fylde op, så ingen gryde nogensinde står tom foran næstemand.

Til desserten skal du ikke overkomplicere noget. En kæmpe skål frugtsalat, en bradepandekage eller en simpel is med topping gør arbejdet. Det er sødt, det er billigt, og det kræver ingen sidste-øjebliks bagning midt i festen.

Kommunikationen er halvdelen af arbejdet

En ting, der ofte bliver overset, er, hvor meget nemmere aftenen bliver, når folk ved, hvad de går ind til. Hæng en seddel op, send en besked i klubbens gruppe, og lad gerne menuen på infoskærmen køre i dagene op til, så der ikke opstår tvivl om, hvad der bliver serveret, og hvornår der er spisning. Skærme i klubhuse trækker ofte selv data fra medlemssystemet, så en påmindelse om fællesspisningen kan glide ind mellem træningstider og holdplaner helt af sig selv.

Når maden er planlagt, budgettet holder, og folk ved, hvad der venter, så er det egentlige arbejde gjort. Resten er at nyde, at hele foreningen sidder samlet om et bord og spiser den mad, du har brygget sammen. Og næste gang nogen spørger, om du vil stå for maden, siger du ja uden panik, fordi du nu ved præcis, hvordan man gør.